Ob Einzelfahrzeug oder eine ganze Firmenflotte, Geschäftsautos sind fixer Bestandteil unserer Unternehmenswelt. Je nach Betriebszweck wird der Firmenwagen jedoch unterschiedlich von den Arbeitnehmern genutzt. So darf er oft auch im Privatleben gefahren werden. Dies hat steuerliche und administrative Auswirkungen – sowohl für das Unternehmen selbst wie aber auch für den Arbeitnehmer. Das Wichtigste zur Versteuerung von Firmenwagen erfährst du in diesem Blog.

Hinweis

Wir bitten dich um Verständnis, dass diese Informationen von uns ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit sind und eine Steuerberatung nicht ersetzen. Ein Treuhänder oder Steuerberater kann dich bezogen auf deine persönliche steuerliche Situation und die geltenden - unterschiedlichen - kantonalen Bestimmungen bestmöglich beraten.

Welche Arten von Geschäftsfahrzeugen gibt es?

Das Geschäftsauto oder der Firmenwagen ist einem einzigen Mitarbeiter fest zugeteilt. In vielen Fällen darf er den Wagen auch im Privatleben nutzen – und das über den Arbeitsweg hinaus. Dabei wird entweder nach gefahrenen Kilometern abgerechnet oder es ist eine vom Bund definierte monatliche Pauschale zu bezahlen. In beiden Fällen hat das steuerliche Auswirkungen.

So genannte Poolfahrzeuge hingegen werden von verschiedenen Mitarbeitern bewegt und das ausschliesslich im Zuge der Arbeitsausübung, wie beispielsweise Fahrzeuge von Firmen im Bereich Facility-Management oder auch für Maklerfirmen. Sämtliche Kosten trägst in diesem Beispiel du als Arbeitgeber. Du kannst und musst diese vollumfänglich steuerlich geltend machen und brauchst steuerlich nichts nachzubessern.

Privatnutzung von Geschäftswagen – was ist möglich?

Die private Nutzung eines Firmenwagen zählt zu den sogenannten «Fringe Benefits». Diese Zusatzleistungen machen ein Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt attraktiver. Sie bedeuten gleichzeitig jedoch Zusatzaufwand für dich als Arbeitgeber, da du steuerlich wichtige Dinge beachten musst. Die Art der Versteuerung richtet sich dabei nach der Bereitstellungsform des Fahrzeugs. Hier sind verschiedene Formen der Nutzung und damit auch Abrechnung möglich:

  • Das Geschäftsauto darf nur für den Arbeitsweg genutzt werden.
  • Der Firmenwagen steht auch im Privatleben zur Verfügung, der Arbeitnehmer muss aber über die geschäftlichen und privaten Fahrten ein Bordbuch führen.
  • Die Privatnutzung des Fahrzeugs wird pauschal abgerechnet.

Wann ist der Geschäftswagen «Lohnbestandteil» und was ist für das Unternehmen mit Blick auf die Versteuerung zu beachten?

Darf der Arbeitnehmer vertraglich bedingt den Wagen ausschliesslich für den Arbeitsweg und die geschäftlichen Reisen verwenden, entfällt der Privatanteil. Das Feld «F» auf den Lohnausweis muss jedoch markiert werden.

Geht die Nutzung durch den Arbeitgeber über den eigentlichen Arbeitsweg hinaus, muss ein Privatanteil berechnet werden. Dieser wird zwingend in der Lohnabrechnung aufgeführt. Das bedeutet, der geldwerte Vorteil durch die Bereitstellung eines Firmenwagens, der auch im Privatleben genutzt werden darf, zählt als zu versteuernder Naturallohn. Zudem ist er AHV-pflichtig und die übrigen Sozialleistungen werden ebenfalls entsprechend angepasst, beispielsweise die Prämien der Arbeitslosen- und Unfallversicherung.

Wie muss ich als Unternehmer den «geldwerten Vorteil» durch den Geschäftswagen oder eben «Privatanteil» in den Lohnausweis meines Arbeitgebers eintragen?

Die private Nutzung des Geschäftswagens muss zwingend im jeweiligen Lohnausweis wie auch auf der Lohnabrechnung des Arbeitgebers vermerkt werden. Beim jährlich ausgestellten Lohnausweis findet sich die entsprechende Summe unter Punkt 2.2. Ebenso muss auf dem Lohnausweis das Feld «F» angekreuzt werden. Dies weist aus, dass der Arbeitgeber die Kosten für den Arbeitsweg seines Angestellten trägt. Der Arbeitnehmer kann daher in seiner privaten Steuererklärung keine Abzüge für den Weg zur Arbeit mehr stellen.

Zur Berechnung des Privatanteils – sowohl dem auf dem Lohnausweis wie auch auf der Abrechnung – gibt es zwei vom Bund genehmigte Möglichkeiten.

  • Variante 1: Pauschale

Eine Pauschale kommt in der Regel zur Anwendung, wenn der Arbeitgeber sämtliche Kosten für den Firmenwagen trägt. Dazu gehören neben den Servicegebühren auch die Aufwendungen für Reifen, Reparaturen und Vignetten. Zudem muss der Treibstoff vom Unternehmen übernommen werden. Ausnahmen sind nur längere Privatfahrten am Wochenende oder private Reisen, hier geht der Preis für Benzin oder Diesel zu Lasten des Arbeitnehmers.

Der Betrag errechnet sich dabei wie folgt: Pro Monat werden 0,8 Prozent des Kaufpreises fällig. Unter dem Kaufpreis ist dabei der tatsächlich gezahlte Preis ohne die Mehrwertsteuer gemeint, bei einem Leasingfahrzeug der im Vertrag ausgewiesene Barkaufpreis, ebenfalls auch ohne Mehrwertsteuer. Der Wert pro Monat muss zudem mindestens CHF 150 betragen.

Beispiel:

CHF 50'000 (Kaufpreis) geteilt durch 100 Prozent mal 0,8 Prozent (Pauschale) macht einen monatlichen Privatanteil von CHF 400. Insgesamt steht daher im Lohnausweis unter Punkt 2.2. der Wert von CHF 4'800. Dieser ist AHV-pflichtig.


  • Variante 2: Effektive Abrechnung

Bei der effektiven Abrechnung zahlt der Arbeitnehmer lediglich die privat gefahrenen Kilometer. Daher ist es seine Pflicht, über das Jahr ein Bordbuch zu führen. Dieses Modell eignet sich am besten, wenn der Arbeitnehmer für fast alle Gesamtkosten des Autos aufkommt. Die Kosten pro Kilometer richten sich nach dem in der vom Touring Club Schweiz (TCS) bereitgestellten Tabelle festgehaltenen Kilometersatz. Aktuell liegt dieser bei CHF 0.70.

Für die Berechnung der Summen für die monatliche Lohnabrechnung und auch den jährlichen Lohnausweis werden die gefahrenen Kilometer des Vorjahres als Rechengrundlage herangezogen. Es handelt sich daher um einen provisorischen Privatanteil, der am Ende jeden Jahres entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometerzahl korrigiert wird. Die Rückzahlung oder eben Nachzahlung findet im Dezember des entsprechenden Jahres statt.

Beispiel:

Gefahrene Kilometer im Vorjahr: 9'132 km. Kilometersatz TCS: CHF 0.70. Der Privatanteil pro Jahr beträgt demnach CHF 6’392.40. Oder entsprechend CHF 532,70 pro Monat. Auch dieser ist AHV-pflichtig.

Gibt es Sonderformen bei der Berechnung des Privatanteils?

Für den Arbeitnehmer ist es möglich, für die private Nutzung des Firmenwagens zu «bezahlen». Die Höhe der monatlich zu entrichtenden Zahlung entscheidet dabei über die Höhe des Privatanteils und damit über die zu versteuernden Summe.

Variante 1: Privatanteil liegt – pauschal oder effektiv berechnet – bei CHF 400, der Arbeitnehmer zahlt monatlich an seinen Arbeitgeber die Summe von CHF 200

In diesem Fall minimiert sich der Privatanteil auf 200 Franken im Monat. Im Lohnausweis steht unter Punkt 2.2 die Summe CHF 2'400.

Variante 2: Privatanteil liegt – pauschal oder effektiv berechnet – bei CHF 400, der Arbeitnehmer zahlt monatlich an seinen Arbeitgeber die Summe von CHF 400

Es ist kein Privatanteil zu deklarieren. Das Feld «F» muss jedoch markiert und unter Ziffer 15 muss folgendes angemerkt werden: Privatanteil wird vom Arbeitnehmer bezahlt.

Und eine dritte Sonderform liegt vor, wenn der Arbeitnehmer die Gesamtkosten des Wagens in voller Höhe übernimmt. Also auch für Service, Reparaturen und Versicherung aufkommt. In diesem Fall gilt es unter Ziffer 15 im Lohnausweis zu vermerken, dass der Privatanteil Geschäftswagen im Veranlagungsverfahren abgeklärt wird. Da die Steuerbehörden in diesem Fall jedoch bei jedem Verfahren erneut alle Details beim Unternehmen abrufen, ist dies zeit- und ressourcenraubend und ist somit wenig empfehlenswert.

Was bedeutet es für den Vorsteuerabzug, wenn der Arbeitnehmer den Geschäftswagen privat nutzt?

Der Vorsteuerabzug ist sowohl auf den Kaufpreis wie auch auf Leasingraten möglich. Jedoch mit Einschränkung. Du als Arbeitgeber musst die Summe für die Mehrwertsteuer des Privatanteils steuerlich deklarieren – ein Abzug ist nicht möglich. Ebenso müssen Einnahmen – wie im Falle der effektiven Verrechnung – versteuert werden.

Firmenwagen kaufen oder leasen – macht das steuerlich einen Unterschied?

Nein, in beiden Fällen handelt es sich um gebundenes Kapital. Leasing jedoch erhöht die Liquidität eines Unternehmens. Zudem können die einzelnen Raten steuerlich als Aufwand geltend gemacht werden. Beim Kauf fallen Abschreibungen an. Diese können vom Unternehmen innerhalb der sogenannten steuerlichen Maximalsätze festgelegt werden.

Checkliste Versteuerung Firmenwagen

  • Fahrzeugnutzung durch den Arbeitnehmer klar festlegen – Art und Umfang.
  • Darf der Arbeitgeber den Wagen privat nutzen, Art der Abrechnung definieren – effektiv oder pauschal.
  • Den Privatanteil in der Lohnabrechnung wie auch auf dem Lohnausweis eintragen.
  • Zahlt der Arbeitnehmer einen privaten Anteil pro Monat, diesen bei der Berechnung des Privatanteils mit einbeziehen.
  • Übernimmt der Arbeitnehmer nahezu alle laufenden Kosten für den Wagen, das Veranlagungsverfahren anwenden. Wichtig: Hoher administrativer Aufwand auf Unternehmensseite.
  • Bei der Vorsteuer darauf achten, die Summe für die Mehrwertsteuer des Privatanteils deklarieren.

Firmenwagen kaufen, leasen oder abonnieren – macht das steuerlich einen Unterschied?

Nein, in allen Fällen handelt es sich um gebundenes Kapital. Leasing und allen voran das Auto-Abo jedoch erhöhen die Liquidität eines Unternehmens. Zudem können die einzelnen Raten steuerlich als Aufwand geltend gemacht werden. Beim Kauf fallen Abschreibungen an. Diese können vom Unternehmen innerhalb der sogenannten steuerlichen Maximalsätze festgelegt werden.

Weiterführende Links

  • Weisung des kantonalen Steueramtes des Kanton Zürichs über die Ermittlung des Naturaleinkommens aus der Verwendung eines Geschäftsautos für private Fahrten bei Unselbständigerwerbenden und des Privatanteils an den Autokosten bei Selbständigerwerbenden
  • Abschreibungsprozentsatz der Kantone

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